Les interruptions au travail et leurs antidotes

Paru le 14 novembre 2019

 
Par Alessandra Pintore, spécialiste en compétences relationnelles et organisationnelles
 
Vous êtes au milieu de quelque chose quand vous recevez un courriel « urgent » (généralement identifié par un point d’exclamation dans votre boite de réception). Vous répondez. Peu de temps après, vous êtes dérangé par un appel téléphonique. Quand vous raccrochez, vous faites face à un collègue qui a une question à vous poser. Et ainsi de suite.
 
La journée se termine, et vous n’avez toujours pas avancé ce que vous aviez commencé en matinée.
 
Les interruptions sont un mal nécessaire à toute journée de travail. Le danger survient lorsque ces interruptions commencent à affecter notre productivité. Voici quelques antidotes pour transformer les récriminations en actions proactives.
  • Au lieu de donner à vos collègues des réponses toutes prêtes, posez des questions, sollicitez leur opinion, montrez-leur où trouver la réponse.
  • Demandez à vos collègues s’ils ont cherché la réponse avant de vous interrompre : « As-tu consulté le…? »
  • Prévoyez des réunions régulières avec vos collègues. Entretemps, incitez-les à accumuler leurs questions.
  • Trouvez un refuge (ex. : salle de réunion inoccupée) qui vous protège des interruptions lorsque vous travaillez sur une urgence.
  • Alternez les périodes de disponibilité et d’isolement (porte fermée, écouteurs, affiche, etc.). Avisez les autres et faites respecter les règles établies.
  • Réaménagez votre bureau de façon à tourner le dos à la porte. Ainsi, vous ne croiserez pas le regard de chaque personne, ce qui vous aidera à contrôler les interruptions sociales.
  • Établissez une durée (ex. : « Oui, j’ai cinq minutes pour te parler. »). Faites respecter cette durée.
  • Proposez une entente comme : « Je peux venir te voir un peu plus tard. » ou « On peut prévoir une rencontre. »
  • Demandez aux gens de préciser de quoi ils veulent vous parler et le temps dont ils pensent avoir besoin. Si vous la jugez nécessaire, vous pourrez ainsi remettre la conversation à plus tard.
  • Lorsqu’on vous demande si vous êtes occupé, répondez honnêtement. Si on ne vous le demande pas, mentionnez tout de même que vous êtes vraiment occupé.
  • Proposez des alternatives : « Pourrions-nous y revenir lorsque je serai moins débordé? », « Peut-on mettre tout cela par écrit? » ou « Et si on dormait là-dessus? »
  • Indiquez que la conversation s’achève en posant une question telle que : « Puis-je répondre à d’autres questions avant de me replonger dans mon travail? », ou en disant « Un dernier détail avant de raccrocher… »
Soyez impitoyable avec le temps, mais courtois et poli avec les gens. Ne les laissez pas partir les mains vides. Promettez de leur revenir plus tard ou dirigez-les vers une autre personne. Après l’interruption, remettez-vous au travail. Ne perdez pas votre vitesse de croisière : nous trouvons dans les interruptions des excuses pour procrastiner. Évitez de vous plaindre ou de prendre des pauses superflues.
 
Nous sommes souvent la cause de nos interruptions; nous les nourrissons. Examinez vos façons de faire. Analysez votre travail. Trouvez des moyens pour surmonter les blocages. Peut-être êtes-vous facilement en proie à l’interruption et à la distraction. Administrez ces antidotes; vous en verrez l’effet sur votre productivité!