Mieux communiquer pour une belle rentrée!

Astuces pour faciliter les communications par courriel entre intervenants et parents 

 
De plus en plus d’écoles utilisent un portail scolaire et les courriels afin d’informer les parents des modalités de la rentrée, communiquer de l’information et faire des suivis durant l’année. Dans un monde où les communications écrites informatives prennent de plus en plus de place, il semble normal et efficace de procéder ainsi!
 
Les intervenants scolaires doivent donc passer beaucoup de temps à rédiger des courriels et des documents informatifs. Mais comment s’assurer que l’information transmise sera bien reçue, comprise et mise en action par le parent?
 
Les communications écrites génèrent malheureusement du stress, des frustrations, de l’incompréhension, autant pour l’intervenant que pour le parent, et peuvent altérer la relation parent-enfant-intervenant. 
 
Voici 5 aspects ainsi que plusieurs astuces à garder en tête lors de communications avec les parents.

 

Capacité à lire et à écrire

Saviez-vous que :
« Moins d’une personne sur deux (46,8 %) au Québec est susceptible de démontrer la maitrise de compétences en littératie la rendant capable de lire en vue d’apprendre, de comprendre, d’agir ou d’intervenir en toute autonomie. » (Source : Fondation pour l’alphabétisation)
 
Astuces :
  • Optez pour des messages courts et clairs.
  • Choisissez un vocabulaire simple.
  • Présentez une liste d’éléments au lieu de rédiger un texte descriptif.
  • Évitez les polices d’écriture stylisées et les styles variés (souligné, italique, couleur).
  • Vérifiez le niveau de difficulté d’un texte avec ce site : https://www.scolarius.com (les sites gouvernementaux visent souvent un niveau secondaire 3 pour leurs communications).

Langue et culture

Les différences culturelles ne s’appliquent pas qu’aux façons de voir et d’agir, mais aussi de communiquer. En plus des différences de langue, d’accent et de vocabulaire, le style de communication varie d’une culture à l’autre.
 
Astuces :
  • Utilisez des pictogrammes et des images, par exemple pour illustrer une procédure de travail.
  • Privilégiez les échanges par courriel afin de faciliter l’utilisation d’outils de traduction en ligne, même si des communications de vive voix pourraient sembler plus efficaces.
  • Utilisez des termes concrets et évitez les mots abstraits qui peuvent porter à confusion (p. ex. : initiative, motivation, etc.).
  • Utilisez des verbes d’action. Mentionnez précisément les comportements que vous attendez du parent.
  • Soyez prudent dans l’utilisation d’expressions québécoises, elles peuvent être difficilement interprétables. 
Attention : d’autres éléments culturels pourraient interférer avec la bonne compréhension de vos messages par des parents tels que : la vision de l’autorité, la tolérance à l'incertitude, le tissu social, la vision de l’homme et de la femme, le rapport au temps, etc.
 
Astuces :
  • Utilisez un ton respectueux en tout temps.
  • Évitez les notions de temps vagues telles que « d’ici quelques jours, sous peu, bientôt ». La notion de délai et de ponctualité n’a pas nécessairement le même sens pour toutes les cultures. Employez des dates précises.

Vécu scolaire du parent

14,2 % de la population ne détient aucun diplôme d’études. 
40 % de la population détient un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’une école de métiers. 
45,8 % de la population a obtenu un diplôme d’études collégiales ou universitaires.
Il va sans dire que la vision et la compréhension du monde scolaire varient immensément d’un individu à l’autre. Le cheminement, le vécu personnel scolaire (vision de la réussite, motivation, difficultés d’apprentissage, etc.) peuvent avoir un grand impact sur l’ouverture et la compréhension des messages reçus comme parent.
 
Astuces :
  • Évitez d’utiliser du jargon scolaire.
  • Ne surestimez pas la compréhension d’un parent face aux tâches demandées.
  • Évitez d’infantiliser ou de « chicaner » sans le vouloir le parent. 
Ex : « Merci de simplement vous rendre au secrétariat pour valider l’information au dossier. »
Ex : « Pourtant, l’information se trouvait bel et bien au bas du document en pièce jointe. »
  • Ne présumez pas de l’ouverture ou de la fermeture du parent face à l’entité scolaire. Un parent qui parait agressif, réactionnaire ou non coopératif peut simplement réagir ainsi pour cacher son incompréhension ou sa difficulté à mettre en pratique les éléments demandés dans le message. 

Santé physique, mentale et autres difficultés

Maladie mentale, handicap physique, situation familiale difficile : tous ces éléments peuvent bien entendu altérer la capacité d’un parent à bien comprendre les messages envoyés. 
 
Astuces :
  • Laissez l’espace au parent pour vous expliquer sa situation.
  • Validez avec vos collègues vos questionnements suite à certaines communications avec un parent. Sans juger, vos collègues pourront vous éclairer sur certains aspects. 

Capacités technologiques

Astuces :
  • Évitez d’inclure plusieurs pièces jointes à vos courriels. Il peut être complexe, voire impossible, technologiquement pour un parent de les ouvrir. 
  • Créez un mini guide visuel d’utilisation pour certaines plateformes de visioconférence ou de partage de documents. Optez pour une présentation incluant peu de mots et plusieurs captures d’écran pour chaque étape d’utilisation.

En terminant : quelques pièges à éviter 

  • Oublier de communiquer des informations importantes, ou les communiquer trop tardivement, mettant ainsi le parent dans une impasse. 
  • Intégrer trop d’informations dans le même courriel, ce qui pourrait dissuader la lecture de celui-ci ou rendre la mise en action trop ardue pour le parent.
  • Procrastiner ou ne pas répondre à une communication dans les délais promis. Il faut donner le bon exemple et établir une routine de communication efficace et cordiale.
Sources :
Fondation pour l’alphabétisation. Enquêtes et statistiques. fondationalphabetisation.org/analphabetisme-les-causes/enquetes-et-statistiques/
Boutin, M. (2019). Prendre goût à la diversité culturelle, Option travail, Septembre éditeur.
Statistique Canada. (2020, 10 juin). Enquête sur la population active 2015, compilation spéciale, adaptée par l’Institut de la statistique du Québec, Banque de données des statistiques officielles sur le Québec.