Les interruptions au travail et leurs antidotes

 
Par Alessandra Pintore, spécialiste en compétences relationnelles et organisationnelles
 
Vous êtes au milieu de quelque chose quand vous recevez un courriel « urgent » (généralement identifié par un point d’exclamation dans votre boite de réception). Vous répondez. Peu de temps après, vous êtes dérangé par un appel téléphonique. Quand vous raccrochez, vous faites face à un collègue qui a une question à vous poser. Et ainsi de suite.
 
La journée se termine, et vous n’avez toujours pas avancé ce que vous aviez commencé en matinée.
 
Les interruptions sont un mal nécessaire à toute journée de travail. Le danger survient lorsque ces interruptions commencent à affecter notre productivité. Voici quelques antidotes pour transformer les récriminations en actions proactives.
  • Au lieu de donner à vos collègues des réponses toutes prêtes, posez des questions, sollicitez leur opinion, montrez-leur où trouver la réponse.
  • Demandez à vos collègues s’ils ont cherché la réponse avant de vous interrompre : « As-tu consulté le…? »
  • Prévoyez des réunions régulières avec vos collègues. Entretemps, incitez-les à accumuler leurs questions.
  • Trouvez un refuge (ex. : salle de réunion inoccupée) qui vous protège des interruptions lorsque vous travaillez sur une urgence.
  • Alternez les périodes de disponibilité et d’isolement (porte fermée, écouteurs, affiche, etc.). Avisez les autres et faites respecter les règles établies.
  • Réaménagez votre bureau de façon à tourner le dos à la porte. Ainsi, vous ne croiserez pas le regard de chaque personne, ce qui vous aidera à contrôler les interruptions sociales.
  • Établissez une durée (ex. : « Oui, j’ai cinq minutes pour te parler. »). Faites respecter cette durée.
  • Proposez une entente comme : « Je peux venir te voir un peu plus tard. » ou « On peut prévoir une rencontre. »
  • Demandez aux gens de préciser de quoi ils veulent vous parler et le temps dont ils pensent avoir besoin. Si vous la jugez nécessaire, vous pourrez ainsi remettre la conversation à plus tard.
  • Lorsqu’on vous demande si vous êtes occupé, répondez honnêtement. Si on ne vous le demande pas, mentionnez tout de même que vous êtes vraiment occupé.
  • Proposez des alternatives : « Pourrions-nous y revenir lorsque je serai moins débordé? », « Peut-on mettre tout cela par écrit? » ou « Et si on dormait là-dessus? »
  • Indiquez que la conversation s’achève en posant une question telle que : « Puis-je répondre à d’autres questions avant de me replonger dans mon travail? », ou en disant « Un dernier détail avant de raccrocher… »
Soyez impitoyable avec le temps, mais courtois et poli avec les gens. Ne les laissez pas partir les mains vides. Promettez de leur revenir plus tard ou dirigez-les vers une autre personne. Après l’interruption, remettez-vous au travail. Ne perdez pas votre vitesse de croisière : nous trouvons dans les interruptions des excuses pour procrastiner. Évitez de vous plaindre ou de prendre des pauses superflues.
 
Nous sommes souvent la cause de nos interruptions; nous les nourrissons. Examinez vos façons de faire. Analysez votre travail. Trouvez des moyens pour surmonter les blocages. Peut-être êtes-vous facilement en proie à l’interruption et à la distraction. Administrez ces antidotes; vous en verrez l’effet sur votre productivité!