12 questions à poser pour mieux communiquer au travail à l’ère numérique

 

Notre univers constamment connecté fait en sorte qu’il y a une multiplication des canaux de communication en entreprise et en affaires. Chaque domaine et chaque milieu a ses propres normes et règles de gestion des communications à l’interne et à l’externe. Il est donc important de poser les bonnes questions et de bien s’informer sur les pratiques de communications privilégiées dès une arrivée en poste en entreprise.

Voici quelques questions à se poser

1. Est-il préférable de communiquer avec les collègues de vive voix, par courriel, par téléphone ou par des systèmes internes de discussion comme Slack?

2. Est-ce que les communications avec des supérieurs ou des cadres doivent être faites par les mêmes canaux?

3. Quels sont le ton et le type de messages à privilégier? (Ex. : Vaut-il mieux de toujours saluer en début de message ou puis-je aller directement à l’information transmise? Est-ce que des messages courts sont préférables ou des messages très détaillés sont nécessaires? Est-il préférable de laisser un message de rappel sur la boite vocale ou de détailler la demande afin d’obtenir directement une réponse?)

4.  Quels sont les types de messages qui ne sont pas tolérés par courriel ou autre mode de communication écrite? (Ex. : Mon enfant ramasse de l’argent pour son club de balle molle, encouragez-le! Photos de mes vacances. Vidéo de chats trop cute. GIF animé drôle)

5.  Pour la prise de rendez-vous entre collègues ou avec un supérieur, est-il mieux d’utiliser une application comme Doodle? Doit-on envoyer un fichier joint du rendez-vous pour confirmer?

6.  Est-ce que le message de la boite vocale doit être mis à jour quotidiennement? (Ex. : Aujourd’hui 9 septembre, je serai à mon bureau de 9 h à midi et en rencontre en après-midi. Merci de me laisser un message.)

7.  En cas d’absence, quel est le moyen à privilégier pour en informer un supérieur?

8.  Doit-on donner son numéro de cellulaire professionnel à des clients ou collègues?

9.  Est-il attendu que l’on réponde à des courriels, des textos, des appels de collègues ou de clients en dehors des heures de travail?

10.  Peut-on contacter directement un cadre supérieur ou doit-on passer par son adjoint?

11.  Peut-on demander son supérieur comme « ami » ou contact sur les réseaux sociaux et est-ce approprié de le contacter par « messenger »?

12.  Est-il accepté de répondre à des messages personnels (courriel, texto ou appel) sur les heures de travail?

N’oubliez pas que vos communications devront aussi être adaptées à chaque personne de votre milieu. N’ayez donc pas peur de questionner celles-ci sur leurs préférences en termes de canaux de communications. Elles apprécieront votre intérêt!

Puisqu’une communication efficace et respectueuse, en amour comme en affaires, est la clé des bonnes relations, connaitre les bonnes pratiques du milieu sera toujours un must!